オーロラさんの勉強帳

33歳、未経験からIT業界へ。SESのロースキル客先常駐勤務。データベース、Excel、Excel VBA、ネットワーク、LinuxなどIT関連のことを主に書いていきます。

【Access】【初心者】重複データを表示しない(重複データを1つにまとめて表示)・重複データだけを抽出する

Accessで重複するデータを1つにまとめて表示する方法と、重複データだけを抽出する方法について、記載します。

 

※重複データだけを抽出する方法は、以下記事でも紹介しましたが、復習もかねて・少しわかりやすくこの記事でも紹介します。

 

<目次>

 

テーブルを用意する必要がありますが、Accessの外部データ>新しいデータソースからインポートしたり、テーブルに直接コピー&ペーストで用意して、試してもらえたらと思います。

 

重複するデータを表示しない(重複するデータを1つにまとめる)

以下のような重複するデータが含まれるテーブルがあるときに、Accessで重複データを1つにまとめて表示する方法を説明します。

Excelの重複データ削除と同じことができます。Excelの重複データ削除以外にAccessの機能を覚えておくと、活用できるかも!!

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「作成」>「クエリデザイン」を順次選択します。

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テーブルを追加します。

※追加の方法は、以下の画像の通り、「テーブル1」をドラッグ&ドロップするか、テーブルの追加の「テーブル1」が選択された状態で「選択したテーブルを追加」を押下します。

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重複データをまとめたいフィールドをダブルクリック もしくは 画面下部のフィールドまでドラッグ&ドロップします。

※フィールドのプルダウンから設定でも可。

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「デザイン」>「プロパティーシート」もしくは「クエリ1」の「会社コード」を右クリックし、「プロパティ」を選択します。

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「固有の値」を「はい」に設定します。

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「デザイン」>「実行」を選択します。

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重複データを1つにまとめたデータが表示されました。

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重複データだけを抽出する方法(重複クエリウィザード)

重複データが含まれるデータで、何が重複しているかを確認したいときに使えます。

Excelだと、文字列を結合してCOUNTIFなどで重複データを抽出する方も多いかと思います。
今回はAccessを使って重複データを抽出する方法を案内します。

 

以下のような重複するデータが含まれるデータがあります。この中から重複しているデータのみ抽出します。

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「作成」>「クエリウィザード」を選択します。

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「重複クエリウィザード」>「OK」を選択します。

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重複データを調べるテーブルを選択します。

今回は「会社マスタ」を選択し、「次へ」を選択します。

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重複データを調べるフィールドを選択します。

今回は「会社コード」と「部署コード」の組み合わせで重複しているデータを調べたいので、「会社コード」と「部署コード」を選択したフィールドに移動し、「次へ」を選択します。

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クエリの結果に表示するその他のフィールドを選択します。

結果に売り上げも表示したいので、「売上」を選択したフィールドに移動し、「次へ」を選択します。

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クエリ名を任意で指定し、「次へ」を選択します。

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会社コード・部署コードの組み合わせで重複しているデータが表示されました。

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これで重複データに関する仕事の悩みは解決しそうです。

データの集計、抽出、分析はExcelだけではなく、Accessという選択肢も入れることが出来れば、効率化間違いなしです!!