Accessで重複するデータを1つにまとめて表示する方法と、重複データだけを抽出する方法を紹介します。
※重複データだけを抽出する方法は、以下記事でも紹介しましたが、復習もかねて・少しわかりやすくこの記事でも紹介します。
＜目次＞
テーブルを用意する必要がありますが、Accessの外部データ＞新しいデータソースからインポートしたり、テーブルに直接コピー&ペーストしたりして、試してもらえたらと思います。
重複するデータを表示しない(重複するデータを1つにまとめる)
以下のような重複するデータが含まれるテーブルがあるときに、Accessで重複データを1つにまとめて表示する方法を説明します。
※Excelの重複データ削除と同じことができます。Excelの重複データ削除以外にAccessの機能を覚えておくと、活用できるかも！！
「作成」＞「クエリデザイン」を順次選択します。
テーブルを追加します。
※追加の方法は、以下の画像の通り、「テーブル1」をドラッグ&ドロップするか、テーブルの追加の「テーブル1」が選択された状態で「選択したテーブルを追加」を押下します。
重複データをまとめたいフィールドをダブルクリック もしくは 画面下部のフィールドまでドラッグ&ドロップします。
※フィールドのプルダウンから設定でも可。
「デザイン」＞「プロパティーシート」もしくは「クエリ1」の「会社コード」を右クリックし、「プロパティ」を選択します。
「固有の値」を「はい」に設定します。
「デザイン」＞「実行」を選択します。
重複データを1つにまとめたデータが表示されました。
重複データだけを抽出する方法(重複クエリウィザード)
重複データが含まれるデータで、何が重複しているかを確認したいときに使えます。
Excelだと、文字列を結合してCOUNTIFなどで重複データを抽出する方も多いかと思います。
今回はAccessを使って重複データを抽出する方法を案内します。
以下のような重複するデータが含まれるデータがあります。この中から重複しているデータのみ抽出します。
「作成」＞「クエリウィザード」を選択します。
「重複クエリウィザード」＞「OK」を選択します。
重複データを調べるテーブルを選択します。
今回は「会社マスタ」を選択し、「次へ」を選択します。
重複データを調べるフィールドを選択します。
今回は「会社コード」と「部署コード」の組み合わせで重複しているデータを調べたいので、「会社コード」と「部署コード」を選択したフィールドに移動し、「次へ」を選択します。
クエリの結果に表示するその他のフィールドを選択します。
結果に売り上げも表示したいので、「売上」を選択したフィールドに移動し、「次へ」を選択します。
クエリ名を任意で指定し、「次へ」を選択します。
会社コード・部署コードの組み合わせで重複しているデータが表示されました。
これで重複データに関する仕事の悩みは解決しそうです。
データの集計、抽出、分析はExcelだけではなく、Accessという選択肢も入れることが出来れば、効率化間違いなしです！！
